Jak prowadzić rozmowy telefoniczne, żeby nie przeszkadzać innym pracownikom? 16 stycznia 2020

Rozmowa to komunikacja i trudno jest bez niej pracować. Rozmawiamy zarówno z innymi pracownikami przy realizacji projektu, jak również z klientami, uzgadniając zakres wykonania usługi czy kontrahentem, z którym współpracujemy. W firmie każdego dnia wykonuje się od kilku nawet do kilkuset telefonów w zależności od jej wielkości i charakteru. Problem pojawia się w momencie, kiedy kilka osób pracuje na jednej przestrzeni i znajdują się w bliskiej odległości od siebie. Chcąc przeprowadzić rozmowę, przeszkadzają innym bądź bezskutecznie szukają zacisznego miejsca.

Rozmowy telefoniczne w biurze – szanujemy spokój i pracę innych

Jedni mówią ciszej, inni głośniej, w obu przypadkach może być to zaleta, jak również wada w zależności od okoliczności. Zapewne nikt nie chce, jadąc tramwajem lub autobusem, słuchać o prywatnym życiu nieznajomych osób. W towarzystwie również powinniśmy unikać rozmów przez telefon, chyba że jesteśmy wśród znajomych, a nasze relacje są swobodne. Zawsze jednak musimy mieć na uwadze to, że nie każdemu odpowiada prowadzona przez nas rozmowa telefoniczna w jego towarzystwie.

W biurze jest ona jednak nieunikniona. Telefony od i do klienta lub kontrahenta to jedne z naszych codziennych obowiązków. Jeżeli mamy prywatne biuro, jesteśmy prawdziwymi szczęściami, możemy mówić głośno bez obaw, że przeszkadzamy innym. W biurze typu open space jest inaczej. Kolegów i koleżanki z pracy mamy po swojej prawej i lewej stronie, a także naprzeciwko. Rozmowę przez telefon słyszy więc dużo osób, co może je rozpraszać i przeszkadzać w pracy.

Mając tę świadomość, należy przeprowadzać rozmowy bez podnoszenia głosu, w sposób naturalny i możliwie jak najbardziej cicho. Nie można jednak mówić szeptem, ponieważ nasz rozmówca może nas nie usłyszeć. Hałas w biurze powoduje również, że często nie kontrolujemy wysokości naszych dźwięków, nam wydaje się, że mówimy cicho, w rzeczywistości nawet krzyczymy.

Rozmowa telefoniczna w zacisznym miejscu

Na korytarzu, w holu, a nawet w toalecie, pracownicy mają swoje miejsca, gdzie uciekają przed hałasem w przestrzeni biurowej, troszcząc się jednocześnie o komfort kolegów z pracy. Bardzo często towarzyszy temu stres i dyskomfort, nie możemy skoncentrować się na rozmowie, kiedy wciąż ktoś obok nas przechodzi, a notatki robimy na kolanie. Trudno jest mieć w takich warunkach ze sobą laptopa, który często jest niezbędny, aby móc przedstawić przez telefon klientowi wstępne ustalenia związane z projektem czy też wprowadzić zmiany zgodnie z jego sugestiami.

Współcześni projektanci to jednak niezwykle kreatywne dusze. W nowoczesnych biurach coraz częściej miejsce rozmów, jakim jest korytarz czy hol, zastępuje budka telefoniczna. To niewielkie pomieszczenie, w kształcie prostej bryły ze szklanymi drzwiami i panelami dźwiękoizolacyjnymi. Mają niewielkie rozmiary, jednak wystarczająco dużo miejsca wewnątrz, aby umieścić w nich krzesełko i mały stolik. Jednym z tego rodzaju produktów są budki telefoniczne Iminpods, które znalazły swoje zastosowanie nie tylko w biurach typu open space, ale też w centrach handlowych, na lotniskach i hotelach, czyli w miejscach publicznych, z których korzysta każdego dnia bardzo dużo ludzi. Umożliwiają przeprowadzenie rozmów telefonicznych w biurze (i nie tylko) bez obaw, że będą one przeszkadzać innym, zapewniają prywatność, spokój oraz ciszę.

Jak prowadzić rozmowy telefoniczne w biurze? Jest to dzisiaj czynność naturalna, co nie oznacza, że zawsze jest na miejscu. W towarzystwie zazwyczaj staramy się jej unikać, w biurze dokładamy wszelkich starań, by nie przeszkadzać tym samym innym…nie możemy zapominać o tym, co dzieje się w naszym najbliższym otoczeniu.